Entre las muchas herramientas de productividad disponibles, Airtable ha ido ganando popularidad de manera constante, y por una buena razón.
La combinación única de Airtable de la funcionalidad de una hoja de cálculo, la densidad de información de una base de datos y la diversidad de sus múltiples vistas lo ha hecho atractivo para muchos como una parte integral de su arsenal de productividad.
Entonces, ¿por dónde empezar cuando acabas de configurar tu primera base? Tómate un tiempo para explorar las diferentes opciones y ver cómo pueden servir mejor a tus necesidades.
¿Qué son los campos en Airtable?
Ya sea que quieras usar Airtable para gestionar proyectos, organizar datos o seguir tareas, necesitarás familiarizarte con los campos de Airtable para aprovecharlo al máximo.
Los campos son la piedra angular de la gestión de datos en Airtable, sirviendo como contenedores de información, fórmulas y formatos. Cada campo ocupa su propia columna en la vista de cuadrícula por defecto de tu nueva base. Los campos se aplican de la misma manera a cada registro dentro de tu tabla. No puedes especificar diferentes estilos de formato en base a cada celda, lo que puede parecer limitante para los usuarios puros de hojas de cálculo.
Sin embargo, puedes tener múltiples vistas de cuadrícula y tablas en cualquier base, ocultar campos si es necesario e incluso vincular información entre tablas. Las limitaciones pueden parecer restrictivas inicialmente, pero eso podría cambiar una vez que te familiarices con Airtable.
El rol del campo principal en Airtable
Al empezar tu nueva base, notarás que algunos campos ya están en tu primera tabla. El campo más a la izquierda está especialmente resaltado y bloqueado en el lado izquierdo. Este es el campo principal, y sirve un papel importante como el identificador único de tu registro, casi como un encabezado bajo el cual se coloca toda tu otra información.
El campo principal se usa como el título del registro en las vistas de Airtable y en muchos otros lugares, como el nombre de cada tarjeta en la vista Kanban o el nombre de referencia en los registros vinculados. El campo principal es por defecto un campo de texto de una sola línea. Aún así, según la documentación de soporte de Airtable, puedes cambiar el campo principal a varios otros tipos de campo si es necesario.
Cómo agregar un nuevo campo en Airtable
Hay dos maneras de agregar un campo en Airtable; el primer método es a través de la vista de cuadrícula de Airtable. Al lado de los encabezados de tus campos existentes, verás un encabezado con un signo más. Hacer clic en ese signo más abre un menú que muestra todos los campos disponibles. Selecciona un tipo de campo, sigue las instrucciones adicionales para configurar tu campo y haz clic en Crear campo.
La segunda manera de agregar un campo es dentro de cualquier registro individual en tu base, accesible en la mayoría de las vistas haciendo clic en el registro. En la parte inferior del registro, haz clic en Agregar nuevo campo a esta tabla.
Aparecerá un pop-up que te permitirá agregar un nuevo campo de texto de una sola línea al registro. Ingresa un nombre para el campo, luego usa el menú desplegable para cambiar el tipo de campo si es necesario. Sigue las instrucciones adicionales mostradas para configurar tu campo y haz clic en Guardar.
Recuerda que al agregar un nuevo campo, se agrega a cada registro en tu tabla, por lo que probablemente encontrarás una columna llena de espacios en blanco la próxima vez que entres en la vista de cuadrícula de esa tabla.
1. Campos de entrada de texto
Hay múltiples formatos de texto con tipos de campo correspondientes en Airtable. El campo de texto de una sola línea por defecto es el campo más básico y es adecuado para descriptores concisos. Si necesitas escribir más, considera el campo de texto largo, que permite la entrada de hasta 100,000 caracteres de texto, saltos de línea y formato de texto enriquecido cuando está activado.
El campo de fecha permite la entrada manual o basada en calendario de fechas y horas. Además, hay muchos otros campos especializados como Número de teléfono, Correo electrónico, URL, Número, Moneda, Duración y Porcentaje. Cada campo está diseñado para almacenar y formatear sus respectivos tipos de datos.
2. Campos basados en selección
Airtable ofrece múltiples campos basados en la selección de diferentes opciones. Estos son útiles para categorizar tus registros, seguir tareas o seguir un proceso.
El campo de casilla de verificación simplemente agrega una casilla clicable a tus registros. El campo de clasificación añade un sistema visual de clasificación de uno a diez puntos, configurado por defecto a cinco estrellas. Los campos de selección única y selección múltiple habilitan menús desplegables para la categorización, con el segundo permitiendo múltiples selecciones para un solo registro.
3. Campos de búsqueda y conteo
Los campos de búsqueda y conteo muestran la funcionalidad más distintiva de Airtable: su poderosa capacidad para conectar e interactuar con diferentes conjuntos de datos a través del modelo de base de datos relacional.
El campo de enlace a registro conecta registros entre tablas, creando capas ricas de información asociada. Basado en esto, el campo de agregación te permite crear cálculos y resúmenes basados en campos dentro de registros vinculados.
El campo de conteo te permite contar el número de registros conectados a un campo de enlace a registro. El campo de búsqueda recupera datos de registros vinculados, facilitando el intercambio de información entre tablas sin redundancia.
4. Campos de metadatos
Airtable incluye un conjunto de campos que almacenan metadatos sobre tus registros. Estos campos son invaluables cuando estás manejando grandes volúmenes de datos que cambian frecuentemente.
Los campos de hora de creación y última modificación rastrean cuándo se crearon o editaron por última vez los registros. Creado por y Modificado por identifican a los respectivos usuarios responsables de estas acciones. Puedes elegir condiciones específicas bajo las cuales este campo se actualiza si es necesario.
El campo de autonumeración asigna un número secuencial a los registros, ofreciendo un sistema de numeración consistente a lo largo de tu tabla. Mientras que Airtable en sí numera tus registros en el borde izquierdo de la vista de cuadrícula, esta numeración solo cuenta el número de registros visibles.
5. Otros campos de Airtable
Además de los campos anteriores, Airtable también ofrece algunos campos distintivos que funcionan en su propia liga. El campo de fórmula trae una de las características más útiles de las hojas de cálculo a tu base. Este campo te permite realizar cálculos, crear datos compuestos y construir funcionalidades basadas en lógica.
Si estás acostumbrado a herramientas como Microsoft Excel, ya sabrás cómo funciona el campo de fórmula, pero quizás quieras leer cómo usar fórmulas en Airtable para asegurarte de que estás aprovechando al máximo las capacidades de este campo.
El campo de usuario te permite agregar a alguien más que use Airtable a un registro seleccionando su nombre de una lista desplegable o invitándolo a la base a través de correo electrónico. Algunas funcionalidades de este campo pueden requerir uno de los planes pagados de Airtable.
El campo de código de barras almacena códigos de barras y códigos QR escaneados a través de las aplicaciones móviles de Airtable. Por último, el campo de botón te permite agregar botones personalizables a tus registros, que pueden previsualizar páginas web, ejecutar scripts, cargar extensiones personalizadas de Airtable y más.